Använda Frågeguiden för de flesta frågor Frågeguiden gör det enkelt att välja och sammanställa data från olika tabeller och fält i databasen. Med frågeguiden kan du välja de tabeller och fält som du vill ta med. En inre koppling (en frågeåtgärd som anger att rader från två tabeller kombineras baserat på identiska fältvärden) skapas automatiskt när guiden känner igen ett primärnyckelfält i en tabell och ett fält med samma namn i en andra tabell.
Du kan också använda guiden för att sortera resultatuppsättningen och göra enkel filtrering. I det sista steget i guiden kan du välja att returnera data till Excel eller ytterligare förfina frågan i Microsoft Query. När du har skapat frågan kan du köra den i excel eller i Microsoft Query.
Starta Frågeguiden genom att utföra följande steg.
-
Klicka på Från andra källor i gruppen Hämta externa data på fliken Data och klicka sedan på Från Microsoft Query.
-
I dialogrutan Välj datakälla kontrollerar du att kryssrutan Använd frågeguiden för att skapa/redigera frågor är markerad.
-
Dubbelklicka på den datakälla som du vill använda.
-eller-
Klicka på den datakälla du vill använda och klicka sedan på OK.
Arbeta direkt i Microsoft Query för andra typer av frågor Om du vill skapa en mer komplex fråga än vad som tillåts i Frågeguiden kan du arbeta direkt i Microsoft Query. Du kan använda Microsoft Query för att visa och ändra frågor som du börjar skapa i Frågeguiden, eller så kan du skapa nya frågor utan att använda guiden. Arbeta direkt i Microsoft Query när du vill skapa frågor som gör följande:
-
Markera specifika data från ett fält I en stor databas kanske du vill välja vissa data i ett fält och utelämna data som du inte behöver. Om du till exempel behöver data för två av produkterna i ett fält som innehåller information för många produkter kan du använda villkor för att välja data för endast de två produkter som du vill använda.
-
Hämta data baserat på olika villkor varje gång du kör frågan Om du behöver skapa samma Excel-rapport eller sammanfattning för flera områden i samma externa data, till exempel en separat försäljningsrapport för varje region, kan du skapa en parameterfråga. När du kör en parameterfråga uppmanas du att ange ett värde som villkor när frågan väljer poster. En parameterfråga kan till exempel uppmana dig att ange ett visst område, och du kan återanvända den här frågan för att skapa var och en av dina regionala försäljningsrapporter.
-
Koppla data på olika sätt De inre kopplingar som Frågeguiden skapar är den vanligaste typen av koppling som används för att skapa frågor. Ibland vill du dock använda en annan typ av koppling. Om du till exempel har en tabell med produktförsäljningsinformation och en tabell med kundinformation kommer en inre koppling (den typ som skapas av Frågeguiden) att förhindra hämtning av kundposter för kunder som inte har gjort ett köp. Med Microsoft Query kan du koppla samman tabellerna så att alla kundposter hämtas tillsammans med försäljningsdata för de kunder som har gjort inköp.
Starta Microsoft Query genom att utföra följande steg.
-
Klicka på Från andra källor i gruppen Hämta externa data på fliken Data och klicka sedan på Från Microsoft Query.
-
I dialogrutan Välj datakälla kontrollerar du att kryssrutan Använd Frågeguiden för att skapa/redigera frågor är avmarkerad.
-
Dubbelklicka på den datakälla som du vill använda.
-eller-
Klicka på den datakälla du vill använda och klicka sedan på OK.
Återanvända och dela frågor I både Frågeguiden och Microsoft Query kan du spara dina frågor som en DQY-fil som du kan ändra, återanvända och dela. Excel kan öppna DQY-filer direkt, vilket gör att du och andra användare kan skapa ytterligare externa dataområden från samma fråga.
Så här öppnar du en sparad fråga från Excel:
-
Klicka på Från andra källor i gruppen Hämta externa data på fliken Data och klicka sedan på Från Microsoft Query. Dialogrutan Välj datakälla visas.
-
Klicka på fliken Frågor i dialogrutan Välj datakälla.
-
Dubbelklicka på den sparade fråga som du vill öppna. Frågan visas i Microsoft Query.
Om du vill öppna en sparad fråga och Microsoft Query redan är öppet klickar du på Menyn Microsoft Query-fil och sedan på Öppna.
Om du dubbelklickar på en DQY-fil öppnas Frågan i Excel och resultatet infogas i ett nytt kalkylblad.
Om du vill dela en Excel-sammanfattning eller rapport som baseras på externa data kan du ge andra användare en arbetsbok som innehåller ett externt dataområde, eller så kan du skapa en mall. Med en mall kan du spara sammanfattningen eller rapporten utan att spara externa data så att filen blir mindre. De externa data hämtas när en användare öppnar rapportmallen.
